![Logo [Forssan kaupunki]](client/forssa/images/logo.jpg){kind=logo}
Tapahtumajärjestäjän opas
Tapahtumajärjestäjän oppaaseen on koottu tietoa, tukea ja apua tapahtumien järjestämiseksi. Oppaassa on omat osionsa tapahtuman suunnitteluun, budjetointiin ja rahoitukseen, tapahtumapaikoille, rakenteille ja ympäristölle, luville ja ilmoituksille, tapahtumaturvallisuudelle sekä markkinoinnille ja viestinnälle.
Markkinointi ja viestintä
Markkinoinnin tekeminen aloitetaan suunnitelman laatimisesta. Aluksi kartoitetaan mm. tapahtuman konsepti, tavoitteet, kohderyhmä ja erityispiirteet. Tapahtuman markkinointiin vaikuttaa myös sen ajankohta sekä tapahtumapaikka. Lähtötilanteeseen vaikuttaa myös tapahtuman tunnettuus ja maine. Tapahtuman mahdollisuudet, vaikutukset ja potentiaaliset uhat tulee arvioida ennalta.
Tavoitteiden asettamisen jälkeen aloitetaan käytännön toteutus, jota seurataan sekä jatkuvasti että markkinoinnin päätyttyä. Markkinointikanavat ja toteutustavat valitaan ensisijaisesti kohderyhmän perusteella. Markkinoinnin kattavuuteen ja kanavien valintaan vaikuttaa mm. budjetti sekä oma osaaminen.
Miten ja missä aiot markkinoida tapahtumaasi?
Markkinoinnin suhteen on tärkeää valita kanava, joka tavoittaa tapahtuman kohderyhmän parhaiten. Sosiaalisen median kanavat tavoittavat ihmisiä nykyään hyvin ja maksetulla mainonnalla voikin tavoittaa toivottua kohderyhmää varsin tarkasti.
Kaikki eivät kuitenkaan sosiaalista mediaa käytä. Esimerkiksi ikäihmisille suunnatuissa tapahtumissa perinteinen lehti-ilmoittelu voi olla varmempi tapa saada kohderyhmän huomio.
Lehti-ilmoittelun lisäksi paikallismedia julkaisee mediatiedotteita kattavasti. Tapahtumia koskevia mediatiedotteita kannattaakin lähettää rohkeasti mm. Forssan Lehdelle, Kotiseutulaiselle, Hämeen Sanomille sekä YLE Hämeelle.
Sähköisessä tiedottamisessa kannattaa hyödyntää tapahtumakalentereita, joilla on paljon käyttäjiä.
Markkinointikanavia:
- Mediatiedote
- Sosiaalinen media
- Ilmoittelu lehdissä, radiossa ja tv:ssä
- Tapahtumakalenterit
- Ulkomainonta
- Banderollit, julisteet, esitteet, flyerit ja tarrat
- Esi- ja sivutapahtumat, tempaukset
Sosiaalinen media
Lähes jokaista tapahtumaa markkinoidaan sosiaalisessa mediassa eli somessa. Somen etuja ovat edullisuus, sosiaalisuus, mahdollisuus räätälöidä erilaisia viestejä eri vastaanottajille ja nopeus. Tehokkaan tiedottamisen ja ilmoittamisen lisäksi somen tärkein ominaisuus on nimenomaan sosiaalisuus eli yhteys tapahtumista kiinnostuneisiin ihmisiin. Yksinkertaisimmillaan yhteydenpito voi olla vastaamista viesteihin ja yksinkertaisia kysymyksiä, mutta se voi myös tarkoittaa äänestyksiä ja kilpailuja ja hankkeita, joissa yleisöllä on suuri rooli.
Tapahtumaan kannattaa asettaa some-vastaava (myös varahenkilö), jonka vastuulla on olla säännöllisessä yhteydessä yleisöön somen kautta. Säännöllisyys on olennaista. Kannattaa tehdä some-suunnitelma, jossa suunnitellaan realistisesti, kuinka usein eri kanavissa kommunikoidaan.
Kanavasta riippuen voidaan ajatella, että päivityksiä julkaistaan ympäri vuoden esimerkiksi kerran viikossa tiivistäen tahtia noin kertaan päivässä tapahtumaa välittömästi edeltäväksi ajaksi. Kanavakohtaisissa julkaisumäärissä on kuitenkin merkittäviä eroja, mutta säännöllisyys ja ajastettujen julkaisujen käyttö helpottaa somettamista. Myös some-kanavien muutoksia tulee seurata.
Onnistuneen some-markkinoinnin kulmakiviä ovat:
- Päivitysten säännöllisyys
- Yleisön kutsuminen vuoropuheluun
- Kuvat, videot ja muut eloisat sisällöt
- Nopea reagoiminen
- Sisältöjen soveltaminen eri kanaviin ja eri kohdeyleisöille
- Oikeiden kanavien valinta
- Ajoittaiset erikoishankkeet kuten kilpailut, äänestykset ja tempaukset
- Tapahtuman esiintyjien ja heidän some-kanavien hyödyntäminen: sopimus some-mainostuksesta, videoista ja haastatteluista
Tapahtumassa kannattaa tarjota kävijöille selfie-paikka, kannustaa kävijöitä jakamaan kuvia ja päivityksiä sekä pitää tapahtuman hashtagia ja esiintyjien nimiä esillä. Myös yhteistyötä matkailu-, musiikki-, urheilu- ja lifestyle-aiheisiin keskittyvien some-vaikuttajien voi toteuttaa. Forssassa järjestettävien tapahtumien yhteydessä kannattaa käyttää hashtageja: #forssankaupunki #forssa #järkivihreäforssa
Lisäksi Forssan kaupungin voi merkitä julkaisuun, jolloin kaupungin tilille tulee ilmoitus julkaisusta. Esimerkiksi Forssan kaupungin Instagramissa jaetaan tarinoissa julkaisuja, joihin kaupungin tili on merkitty.
Ilmoittelu lehdissä, radiossa ja tv:ssä
Lehtimainonta on suosittu tapa ilmoittaa tapahtumista. Varsinkin sanomalehdet ovat nopea media, jonne ilmoituksen voi parhaimmillaan saada jo seuraavaksi päiväksi. Ilmaisjakelulehdet saavuttavat usein laajan yleisön, joskin niistä saatetaan lukea vain muutamia sivuja. Aikakauslehdet puolestaan luetaan usein tarkemmin, mutta ne ilmestyvät harvemmin – pitää miettiä, miten motivoida ihminen ostamaan lippu tai tekemään päätös tapahtumaan osallistumisesta viikkoja tai kuukausia ennen tapahtumaa.
Joistakin lehdistä on netissä näköisversio, toisilla on suppeammat nettisivut. Nettiversioiden käyttäjäprofiili voi olla eri kuin painetulla lehdellä. Kannattaa selvittää, halutaanko oman ilmoituksen näkyvän jossakin muodossa myös nettiversioissa. Forssassa suosittuja sanomalehtiä ovat Forssan Lehti ja Hämeen Sanomat sekä ilmaisjakelulehdet Kotiseutulainen ja Omakoti Forssa.
Radiossa ja televisiossa mainostaminen tarjoaa mahdollisuuden tuoda äänen ja kuvan avulla oma tapahtuma suuren yleisön tietoisuuteen. Varsinkin radiossa kannattaa panostaa toistojen määrään. Radio- ja tv-mainosten hinta riippuu ratkaisevasti toistomääristä ja esitysajoista, mutta kustannus on yleensä suurehko. Forssassa kuuluvia kaupallisia radiokanavia ovat mm. Iskelmä Forssa ja Radio City Forssa.
Tapahtumakalenterit
Sähköisessä markkinoinnissa kannattaa hyödyntää Forssan kaupungin verkkosivujen ilmaista tapahtumakalenteria, sillä sitä kautta tavoittaa kuukausittain tuhansia vierailijoita. Tapahtumakalenteri onkin kaupungin sivuston vierailluin osio. Tapahtumia voi ilmoittaa tapahtumakalenterin Ilmoita tapahtuma -lomakkeella tai ottamalla yhteyttä kaupungin markkinointi- ja viestintähenkilöstöön.
Tapahtumia kannattaa syöttää myös maakunnalliselle Häme-events –sivustolle, josta ne julkaistuvat Forssan seudun matkailusivuston tapahtumaosioon.
Ulkomainonta
Ulkomainonnalla tavoitellaan kaupungissa liikkuvia ihmisiä ja sillä saavutetaankin laaja joukko ihmisiä, jotka eivät seuraa sosiaalista tai muuta mediaa. Erilaisia ulkomainosmuotoja ovat muun muassa banderollit, mainostaulut, tapahtumailmoitustaulut, diginäytöt ja bussit.
Mainostilaa kaupungin keskustan valaisinpylväiden telineisiin Forssassa vuokraa Atlasmedia Oy. Kaupungin omistamiin valtateiden 2 ja 10 varrella oleviin valtatietauluihin voi varata lyhytaikaista mainosaikaa. Tauluihin kiinnitettävän mainosmateriaalin tuottamisesta ja kiinnittämisestä vastaa varaaja. Materiaali tulee kiinnittää tauluihin siten, ettei se vahingoita kaupungin taulussa olevaa mainosta eikä telinettä. Forssassa sijaitsee kolme digitaalista mainosnäyttöä (Hämeentie, Tampereentie ja Yhtiönkatu), joiden mainosaikoja myy Medialiiga Oy.
Kaupungin toimipisteissä on ilmaisia tapahtumailmoitustauluja forssalaisille tapahtumille mm. kaupungintalolla, pääkirjastolla, Vesihelmessä ja kauppatorin matkailuinfossa. Tapahtumajärjestäjät toimittavat julistemainokset ilmoitustauluille ja poistavat ne tapahtuman jälkeen. Julisteiden kiinnittämiseen muualle esim. kauppoihin, ravintoloihin pitää pyytää kiinteistönomistajan lupa.
Banderollit, julisteet, esitteet, flyerit ja tarrat
Tapahtumaa ennen ja sen aikana käytettävät banderollit, julisteet, esitteet, flyerit ja tarrat toimivat myös mainosvälineinä, mutta niitä kannattaa tuottaa harkiten tarpeen mukaan ja mahdollinen jakelukanava ennen tapahtumaa valmiiksi mietittynä.
Esi- ja sivutapahtumat, tempaukset
Tapahtuman mainostamisen ei tarvitse rajoittua tuttuihin kanaviin. Elämykselliset tempaukset jäävät mieleen ja herättävät tunteita. Kesäistä tapahtumaa voidaan esimerkiksi mainostaa järjestämällä alkukeväällä pieni esitapahtuma tai järjestää tapahtumaa mainostava sivutapahtuma muualla kaupungissa. Kauppakeskuksissa ja kadulla toteutettaviin tempauksiin tarvitaan pääsääntöisesti lupa.
Sisäinen tiedotus
Tapahtuman yleensä ja sen markkinoinnin onnistuminen riippuu pitkälti sisäisestä tiedonkulusta. Sisäisellä tiedotuksella varmistetaan, että kaikki tietävät missä mennään, mikä tehtävä on kenenkin hoidossa, mitkä asiat ovat julkisia ja mihin toimenpiteisiin seuraavaksi ryhdytään.
Kunkin tapahtumaorganisaation pitää valita itselleen sopivimmat kommunikointikanavat riippuen organisaation koosta ja kulttuurista. Sopivia kanavia ovat esimerkiksi sähköposti, pikaviestinpalvelut esim. WhatsApp, projektinhallintatyökalut, ilmoitustaulut ja keskustelut.
Viestintä tapahtumakävijöille
Tapahtuman sujuvuuden ja miellyttävän asiakaskokemuksen tueksi tapahtumajärjestäjän tulee viestiä tapahtumakävijöille selkeästi tapahtuman järjestelyistä tapahtuman verkkosivuilla ja somessa ennen tapahtumaa. Tapahtumapaikan, ajan, ikärajan, lipunmyyntitietojen ja ohjelman lisäksi on hyvä kertoa mm. seuraavista asioista:
- Miten tapahtumapaikalle pääsee
Tapahtuman nettisivuille kannattaa koota selkeät ja kattavat saapumisohjeet sekä joukkoliikenteen tiedot. Myös eri kulkuvälineiden pysäköintijärjestelyistä ja mahdollisista pysäköintimaksuista on hyvä tiedottaa.
- Tapahtuman esteettömyys ja vastuullisuuskäytännöt
Tapahtumapaikan esteettömyydestä ja saavutettavuudesta on hyvä tiedottaa esim. kuulo- tai näkövammaisten tueksi tarjotuista palveluista. Tapahtuman vastuullisuusteot, vastuullisuuskäytännöt ja niiden huomioiminen kannattaa tiedottaa kävijöille. Kävijöitä kannustetaan myös pitämään tapahtuma-alue siistinä ja kunnioittamaan muita tapahtumakävijöitä.
- Tapahtuman palvelut – aluekartta
Tapahtuma-alueesta kannattaa tehdä aluekartta, johon on merkitty mm. sisäänkäynnit ja poistumistiet, narikka, ohjelmalavat, VIP-tilat, ensiapu, wc-tilat, vesipiste, infopiste ja löytötavaratoiminnot ja muita kävijälle olennaisia kohteita. Jos tapahtumassa on ohjelmapalveluja tai näytteilleasettajia, esim. ponitalutusta, pomppulinnoja, tuote-esittelyjä tai muuta, niiden sijainnit, ohjeet ja mahdolliset lisämaksut ilmoitetaan.
- Tapahtuman turvallisuus
Mikäli tapahtumassa on erityisiä turvallisuusjärjestelyjä, joista kävijän olisi hyvä olla tietoinen, tulee niistä tiedottaa etukäteen.
- Kriisi- ja erikoistapausviestintä
Tapahtumat eivät ole riskittömiä, joten tapahtumajärjestäjän pitää aina varautua paitsi riskeihin myös niistä viestimiseen. Kriisin hetkellä viestiminen voi pelastaa jopa ihmishenkiä. Se antaa tapahtumajärjestäjästä ammattimaisen ja uskottavan kuvan sekä vähentää mahdollista huonoa julkisuutta.
Tapahtuman turvallisuuspäällikön, päävastaavan ja markkinointi-/viestintävastaavan pitää siis käydä läpi mahdolliset kriisitilanteet sekä mitä niistä kerrotaan ja mitä kanavia käyttäen. Mikäli kyseessä on hätätilanne, pitää keskittyä viestinnän tehokkuuteen ja nopeuteen. Jos taas kyseessä on huonoa julkisuutta aiheuttava, mutta kuitenkin erikoistapaus, kannattaa kertoa asiasta mahdollisimman avoimesti ja ilman syyttelyä. Mikäli jokin yksityiskohta yritetään pitää salassa ja se tulee julkisuuteen myöhemmin, imagotappio voi olla merkittävä. Tällaisissa tilanteissa on yleensä parasta, että tilanteesta kertoo tapahtumassa johtavassa asemassa oleva henkilö. Tämä antaa sen vaikutelman, että organisaatio kantaa vastuunsa asianmukaisesti. Kriisiviestinnän asiantuntija voi tarvittaessa valmistaa henkilön viestintätilannetta varten.
- Kriisit ja erikoistapaukset, joista viestimiseen pitää valmistautua:
- Turvallisuusuhka (esim. ulkoinen uhka, tulipalo, rakenteiden epävakaus, väen pakkautuminen)
- Tapahtuman ajan tai paikan pikainen muuttuminen
- Esityksen/ohjelmanumeron peruuntuminen
- Koko tapahtuman peruuntuminen
- Taloudellinen tappio tai sairas-/kuolemantapaus
- Forssa-info
Etenkin kansainvälistä yleisöä houkuttelevissa tapahtumissa kannattaa lisätä tapahtuman verkkosivuille tai some-kanaville tietoa Forssasta, esim. tänne saapumisesta, majoitusmahdollisuuksista, ravintola- ja kahvilapalveluista tms. Tapahtumakävijät voi ohjata myös Forssan kaupungin sivuille (suomi, englanti, ruotsi) tai Forssan seudun matkailun sivuille (suomi, englanti). Kaupungin ja matkailuneuvonnan julkaisemia esitteitä voi noutaa tapahtumiin esim. kaupungintalolta ja matkailuneuvonnasta.
Viestintä tapahtuman jälkeen
- Dokumentointi
Varsinkin toistuvissa tapahtumissa on tärkeää laittaa muistiin tapahtuman aikana ja jälkeen, mitä tehtiin, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavana vuonna. Tämä helpottaa toimintoja toistuvissa tapahtumissa etenkin, jos henkilöstöä vaihtuu välissä.
- Arviointi ja palaute
Tapahtuman jälkeen sen onnistuminen arvioidaan ja parannettavat asiat käydään läpi. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä päättää myös arvioinnin aikataulusta ja siitä, keneltä palautetta kerätään ja miten se kootaan. Saatu palaute analysoidaan ja käydään läpi arviointitilaisuudessa. Tilaisuuteen osallistuvat kaikki tapahtuman järjestelytöihin osallistuneet tahot, yhteistyökumppanit ja tarvittaessa viranomaiset.
- Jälkimarkkinointi
Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyökumppaneita ja vapaaehtoisia kiitetään sovitun infokanavan kautta. Tapahtumakävijöitä kiitetään esim. sosiaalisen median ja nettisivujen kautta sekä julkaistaan tunnelmakuvia ja videoita tapahtumasta. Samalla voi siis jo markkinoida seuraavaa tapahtumaa kävijöille.
- Raportointi
Mikäli tapahtuma on saanut esimerkiksi apurahoja tai julkista tukea, sillä on velvollisuus raportoida tapahtuman kulusta ja taloudesta jälkikäteen. Mikäli tapahtuman aikana ilmenee turvallisuuteen liittyviä puutteita, olisi niistä hyvä ilmoittaa tapahtumapaikasta vastaavalle taholle.
