Tapahtumajärjestäjän opas

Tapahtumajärjestäjän oppaaseen on koottu tietoa, tukea ja apua tapahtumien järjestämiseksi. Oppaassa on omat osionsa tapahtuman suunnitteluun, budjetointiin ja rahoitukseen, tapahtumapaikoille, rakenteille ja ympäristölle, luville ja ilmoituksille, tapahtumaturvallisuudelle sekä markkinoinnille ja viestinnälle.

 
SuunnitteluBudjetti ja rahoitusTapahtumapaikkaRakenteet ja ympäristöLuvat ja ilmoituksetTapahtumaturvallisuus

Tapahtumaturvallisuus 

Järjestyksenvalvonta  

Yleinen ohjeistus on, että jokaista 100 henkilöä kohden tapahtumassa tarvitaan yksi järjestyksenvalvoja.  

Poliisi asettaa vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle ja sillä on myös mahdollisuus vaatia järjestyksenvalvojien määrän lisäämistä tarvittaessa. 

Lisätietoja järjestyksenvalvonnan järjestämisestä saat suoraan poliisilta: 

Forssan poliisiasema, lupapalvelut
Murrontie 3, 30420 Forssa
Avoinna ma-pe klo 11-13 p. 0295 430 311
Paikalliset lupapalvelut: lupahallinto.hame(at)poliisi.fi  

Seudulla toimii yhdistyksiä ja järjestöjä, joiden jäsenistössä on järjestyksenvalvonnan koulutuksen suorittaneita henkilöitä eli “kortillisia”.  
Tiedustelut Liekkitiimi / Vesa Raatikainen p. 040 502 0488

Tapaturma- ja vastuuvakuutukset 

Tapahtumajärjestäjän velvollisuutena on huomioida vakuutuksissa niin henkilöstö kuin omaisuus. Vakuutusten on tärkeä kattaa niin työntekijät ja tapahtuman osallistujat sekä yrittäjä itse.

Yleisimmät ja tärkeimmät tapahtumajärjestäjän vakuutukset ovat toiminnan vastuuvakuutus sekä työtapaturmavakuutus. Lisäksi tapahtumatuotannossa on hyvä huomioida myös työnantajan vakuutusmaksut, kuten työeläke (Tyel)- ja työttömyysvakuutusmaksu.

Laki määrää tapahtumanjärjestäjää maksamaan tapaturmavakuutusta jokaisesta palkatusta henkilökunnan edustajasta. Vapaaehtoista talkooväkeä ei ole pakko vakuuttaa, mutta se on suositeltavaa.

Vastuuvakuutus tulee hankkia, jotta poliisi voi hyväksyä ilmoituksen yleisötapahtumasta. Vastuuvakuutus kattaa yleisölle, tapahtuman toimihenkilöille tai ulkopuolisille tapahtumasta aiheutuneet henkilö- tai esinevahingot, mutta se ei korvaa tapahtumanjärjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. 

Tässä muutamia tilanteita, joissa vastuuvakuutusta ei yleensä tarvita: 

  • Pienet yksityistilaisuudet kuten perhejuhlat tai kaveriporukan illanvietot 
  • Tapahtuman osallistujat eivät ole yleisöä vaan esimerkiksi työntekijöitä tai vapaaehtoisia. Tällöin tapaturmavakuutus voi olla riittävä 
  • Tapahtuma ei ole avoin yleisölle, vaan se on esimerkiksi yrityksen sisäinen tilaisuus

Huomioitavaa on, että jokainen tilanne arvioidaan tapauskohtaisesti. Epävarmassa tilanteessa kannattaa keskustella vakuutusyhtiön kanssa ja selvittää, mikä vakuutus on tarpeellinen kyseiselle tapahtumalle.  

Vastuuvakuutus antaa suojaa sekä tapahtumanjärjestäjälle että tapahtumaan osallistuville ihmisille. 

Ensiapu  

Ensiapu on tärkeä osa tapahtumaturvallisuutta. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on tapahtuman riittävä ensiapuvalmius. Ensiavusta tulee tehdä suunnitelma osaksi pelastussuunnitelmaa. 

Tarvittavan ensiapuhenkilöstön määrä riippuu tapahtuman suuruudesta, riskiarviosta ja yleisömäärästä:

  • Pienen riskin tapahtuma: muutama sata hlöä  
    • Suositus ensiapuhenkilöstölle noin 1-3 hlöä
  • Vähäisen riskin tapahtuma; alle 3000 hlöä, jonka tapahtuma-alue on helposti hallittavissa  
    • Suositus noin 3-5 hlöä
  • Tapahtuma, jossa on jo selkeitä riskitekijöitä; 3 000-10 000 hlöä, jossa on jo selkeitä riskitekijöitä  
    • Suositus yli 10 hlöä 

Yritykset ja yhteisöt voivat korvausta vastaan tilata SPR:n Forssan osastolta ensiapupäivystyksen tapahtumiinsa sähköpostilla ensiapu.forssa(at)gmail.com.  
 Ensiapupäivystäjillä on tapahtumissa mukana defibrillaattori.

Suomen Punaisen Ristin Forssan osasto

Markkinointi ja viestintä