Tapahtumajärjestäjän opas

Tapahtumajärjestäjän oppaaseen on koottu tietoa, tukea ja apua tapahtumien järjestämiseksi. Oppaassa on omat osionsa tapahtuman suunnitteluun, budjetointiin ja rahoitukseen, tapahtumapaikoille, rakenteille ja ympäristölle, luville ja ilmoituksille, tapahtumaturvallisuudelle sekä markkinoinnille ja viestinnälle.

 
SuunnitteluBudjetti ja rahoitusTapahtumapaikkaRakenteet ja ympäristö

Rakenteet ja ympäristö 

Sähkö 

Kaupungin yleisillä alueilla kuten toreilla ja puistoissa on yleensä tapahtumasähköpisteitä, joista tapahtumajärjestäjän on mahdollisuus saada sähköä tapahtumalle. Sähköpisteiden käytöstä tiedustellaan ensisijaisesti tapahtumapaikan vuokraajalta.

Mikäli sähköpisteitä ei kuitenkaan ole tai niitä ei ole riittävästi, otetaan yhteyttä Forssan Verkkopalvelut Oy:n asiakaspalveluun p. 029 70200111. Asiakaspalvelussa kartoitetaan toteuttamisvaihtoehdot ja suunnitellaan rakentamisaikataulu tilapäiselle liittymälle. Tilapäisen sähköliittymän asemesta tai ohella erityisen vaikeissa kohteissa voidaan käyttää myös aggregaattia.

Kannattaa pohtia etukäteen, mihin tapahtumassa tarvitaan sähköä, ja tehdään lista sähköä tarvitsevista toiminnoista. Listan avulla ammattilaiset osaavat arvioida sähkönkulutuksen ja sen tarpeen. Tilapäinen sähkö on tilattava vähintään kaksi viikkoa ennen sähkön kytkemistä. Jos tilapäinen sähkö tilataan tämän määräajan jälkeen, peritään siitä lisämaksuja.

Ulkotapahtumissa on kiinnitettävä erityistä huomiota sähköturvallisuuteen. Sähkölaitteet on suojattava sateelta ja ilkivallalta. Sähköjohdot on pidettävä poissa kulkuväyliltä ja tarvittaessa suojattava yliajosuojilla. Sähköasennukset saa tehdä vain ammattilainen.

Vesi 

Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Lisäksi maksullista tai ilmaista vesitarjoilua kannattaa harkita kaikissa liikunta- ja urheilutapahtumissa sekä kuumina päivinä. 

Samoin kuin sähkön kohdalla, veden saatavuutta on tiedusteltava tapahtumapaikan omistajalta. Kaikilla kaupungin yleisillä alueilla vettä ei ole saatavilla. Forssan kauppatorin huoltorakennuksessa on vesipiste, joka on toripäivinä avoinna. Lisätietoja torin vesipisteen käytöstä tapahtumien aikana antaa torivalvoja p. 03 4141 5914. Jos vesipiste ei ole käytettävissä, on vesi tuotava paikalle esimerkiksi vesisäiliöissä.

Jos tapahtumassa syntyy jätevettä, on varmistettava, että se johdetaan jätevesiverkkoon tai muuten käsitellään asianmukaisesti. Hulevesiviemäriin menevä vesi siirtyy sellaisenaan suoraan vesistöön.

Tapahtumarakenteet 

Tapahtumiin yleisimmin tarvittavia rakenteita, telttoja, lavoja, penkkejä ja pöytiä, voi vuokrata myös paikallisilta toimijoilta.

Forssan kaupungilla on vuokrattavana esiintymiskontti, jonka koko on: pituus 7,7 m, syvyys 3 m, korkeus 3,9 m. Tiedustelut katumestarilta. p. 03 4141 5972.  

Tilapäisistä rakenteista ilmoittaminen 

Tilapäisistä rakenteista yleisötapahtumissa otetaan yhteyttä Forssan kaupungin rakennusvalvontaan rakennusvalvonta(at)forssa.fi mikäli: 

  • Rakennelmassa on useampi kuin yksi kerros tai rakennelmassa oleskelee yleisöä vähintään 2 m korkeudella 
  • Teltan tai vastaavan suurin henkilömäärä on yli 300 hlöä 
  • Rakennelmat ovat paikallaan vähintään kuukauden yhtäjaksoisesti, jolloin rakennelmaa tarkastellaan kaupunkikuvallisesti 
  • Muissa tapauksissa voidaan käyttää tapauskohtaista harkintaa, mikäli esim. henkilöturvallisuus sitä edellyttää  

Rakenteiden turvallisuus 

Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt kuten ukkosmyrskyn. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan toimittava palveluntuottaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä.

Suurten tapahtumien ja muiden tapahtumien, joissa on runsaasti rakenteita, rakenteet hyväksyy rakennusvalvontaviranomainen rakennusvalvonta(at)forssa.fi.

Sähköinen asiointipalvelu

Siisteys, saniteetti ja jätehuolto 

Tapahtuma-alueen ja tilojen siisteys on todella tärkeää tapahtuman onnistumisen kannalta. Tapahtuma-alueen siisteyteen vaikutetaan ennakkoon sijoittamalla alueelle tarpeeksi roska- ja jäteastioita. Ne sijoitetaan paikkoihin, joista ne löytyvät helposti ja yleisimmin kulkureittien varrelle. Astiat pitää tyhjentää säännöllisesti.

Siivousta tehdään koko tapahtuman ajan, jotta tilat pysyisivät siisteinä. Parhaiten siivous onnistuu, kun sitä hoitavat ennalta sovitut henkilöt tai se voidaan ulkoistaa siivousalan ammattilaisille. Käymälöiden ja saniteettitilojen järjestelyihin vaikuttavat tapahtuman luonne ja koko. Tärkeintä on, että käymälöitä on tarpeeksi ja ne pidetään siisteinä. Tapahtuma-alueelle sijoitetaan selkeät opasteet käymälöille.

Tapahtuman järjestäjä on velvoitettu huolehtimaan jätehuollosta. Jätehuollossa pyritään ennaltaehkäisemään jätteen syntymistä esimerkiksi välttämällä kertakäyttöastioiden käyttämistä. Suunniteltaessa jätehuoltoa tulee pohtia jätteiden keräämistä, lajittelemista ja kierrätystä. Huomioitavia seikkoja jätteen synnyssä ovat tapahtuman tarjoilu, kesto ja kävijämäärä. Jätehuollon järjestämisestä määrätään jätelaissa. Jätehuoltomääräykset vaihtelevat paikkakunnittain, joten ne kannattaa tarkistaa kaupungin ympäristönsuojeluviranomaisilta.

HUOM. Yli 5 000 henkilön yleisötilaisuudesta on laadittava jätehuoltosuunnitelma ja esitettävä se ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.

Jätehuollosta ja käymälöiden riittävyydestä on huolehdittava myös pienemmissä tapahtumissa. Lajitteluvelvollisuus koskee kaikkia tapahtumia. 

Ohje suurten yleisötilaisuuksien jätehuollosta (Valvira)

Muistilista  

  • Suunnittele tapahtuman jätehuolto  
  • Pyri välttämään jätteen syntyä  
  • Sijoita tapahtuma-alueelle tarpeeksi roska- ja jäteastioita  
  • Valitse siivousvastaava  
  • Varmista, että käymälöitä on tarpeeksi ja ne ovat siistejä
      

Mainokset ja opasteet / tilapäinen mainos- ja viitoituslupa 

Mainontaan kaupungin omistamilla alueilla tarvitaan kaupungin lupa. Lupaa haetaan lupapiste.fi-palvelusta.  Mainokset, joille lupa on haettu, saa sijoittaa kaksi viikkoa ennen tapahtumaa ja ne tulee poistaa viimeistään tapahtuman jälkeisenä arkipäivänä.  

Lupaa tulee hakea lupapisteestä.

Tilapäiset liikennejärjestelyt 

Tilapäisistä liikennejärjestelyistä päättää kaupunki. Tilapäisistä liikennejärjestelyistä tulee lähettää hakemus tekninen(at)forssa.fi.

Tilapäismajoitus 

Tilapäistä majoitusta voi järjestää tiloissa, joita ei ole voimassa olevassa rakennusluvassa hyväksytty yöpymis- tai majoituskäyttöön. Tilapäisen majoittumisen edellytykset tulee käydä läpi rakennuksen omistajan tai haltijan kanssa, jonka tulee toimittaa kohteen pelastussuunnitelma alueen pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tilapäismajoituksen alkamista.

Leirintäalueen perustamisesta ja alueen toiminnan olennaisesta muuttamisesta on viimeistään kolme kuukautta ennen toiminnan aloittamista tai muuttamista tehtävä kirjallinen ilmoitus. Myös tilapäisestä leirintäalueesta on tehtävä ko. ilmoitus. (Ulkoilulaki 606/1973, 3 luku)

Yleisten alueiden käyttöluvat 

Tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen sekä tilapäisiin myyntipaikkoihin tarvitaan aina maanomistajan lupa. Tilapäistä lupaa kaupungin omistamien katualueiden ja yleisten alueiden osalta haetaan sähköisen lupapalvelun kautta. 

Hakemus tulee tehdä hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamisajankohtaa. Alueet varataan hakemusten saapumisjärjestyksessä.

Hakemukset tulee hakea lupapisteestä.

Muiden kuin kaupungin omistuksessa olevien maa-alueiden tapahtumakäyttö tulee selvittää alueen omistajalta.

Luvat ja ilmoituksetTapahtumaturvallisuusMarkkinointi ja viestintä