Tapahtumajärjestäjän opas

Tapahtumajärjestäjän oppaaseen on koottu tietoa, tukea ja apua tapahtumien järjestämiseksi. Oppaassa on omat osionsa tapahtuman suunnitteluun, budjetointiin ja rahoitukseen, tapahtumapaikoille, rakenteille ja ympäristölle, luville ja ilmoituksille, tapahtumaturvallisuudelle sekä markkinoinnille ja viestinnälle.

 
SuunnitteluBudjetti ja rahoitusTapahtumapaikka

Tapahtumapaikka 

Hyvin valittu paikka luo raamit onnistuneen tapahtuman toteuttamiselle. Parhaimmillaan paikkavalinnan kautta kyetään luomaan lisäarvoa tapahtumalle sekä vahvistamaan tapahtuman välittämää viestiä. Forssasta löytyy monipuolinen valikoima tiloja, jotka soveltuvat erilaisten tapahtumien järjestämiseen.

Tilavarauksesta kannattaa aina pyytää kirjallinen varausvahvistus (esim. sähköpostitse) sekä kirjoittaa tapahtumapaikasta osapuolten allekirjoituksilla vahvistettava vuokra- ja/tai käyttösopimus, josta ilmenee sopimuksen ehdot sekä siihen kuuluvat resurssit. 

Sisätapahtumat

Sisätapahtumien järjestämiseen soveltuvat tapahtuman tarpeitten mukaan monitoimitalot, kokoustilat, koulut, teatterit, konserttisalit, urheiluhallit, ravintolat, hotellit, kirjastot ja ostoskeskukset.

Sisätilojen etuna ovat usein kohteista valmiina löytyvät tilat, rakenteet ja tarpeistot, kuten sähkö- ja vesiliittymät, saniteettitilat, keittiöt ja kylmäsäilytystilat, esitystekniikka, lava, narikkatilat ja myyntitiskit.

Tilavuokrauksesta sovittaessa on syytä tarkastaa, mitkä rakenteet ja tarpeistot sisältyvät vuokrasopimukseen ja minkälaisia mahdollisia lisäpalveluita tila tarjoaa. Samalla on hyvä varmistaa, että esimerkiksi ulkopuolisten vuokrarakenteiden tuominen tilaan on sallittua. 

Ulkotapahtumat 

Ulkotapahtumiin soveltuvia paikkoja ovat mm. erilaiset puistot, torit, aukiot ja kentät. Ne mahdollistavat sekä suurten että pienimuotoisten tapahtumien järjestämisen urheilutapahtumista, konsertteihin, markkinoihin, messuihin ja moneen muuhun. 

Paikkaa valittaessa on syytä huomioida tapahtuman edellyttämä infrastruktuuri ja aluerajaukset sekä tapahtuman lähiympäristöön, kuten asutukseen tai luontoon kohdistuvat vaikutukset. 

Tapahtumapaikkaa valittaessa on syytä huomioida 

  • Onko kyseessä ulko- vai sisätapahtuma vai vähän molempia?  
  • Paljonko tapahtumapaikkaan on budjetoitu? 
  • Millaista yleisömäärää tavoitellaan? 
  • Ovatko paikka ja sen sijainti kohderyhmäsopivia? 
  • Millaisia ominaisuuksia tapahtumapaikalta vaaditaan?  
  • Onko paikka saavutettava ja esteetön? 

Ladattava listaus mahdollisista tapahtumapaikoista löytyy oppaan oheisesta liitteestä. 

Rakenteet ja ympäristöLuvat ja ilmoituksetTapahtumaturvallisuusMarkkinointi ja viestintä