Tapahtumajärjestäjän opas

Tapahtumajärjestäjän oppaaseen on koottu tietoa, tukea ja apua tapahtumien järjestämiseksi. Oppaassa on omat osionsa tapahtuman suunnitteluun, budjetointiin ja rahoitukseen, tapahtumapaikoille, rakenteille ja ympäristölle, luville ja ilmoituksille, tapahtumaturvallisuudelle sekä markkinoinnille ja viestinnälle.

 
SuunnitteluBudjetti ja rahoitus

Budjetti ja rahoitus 

Tapahtuman talouden suunnittelu täytyy aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tapahtuman rahoitus koostuu tapahtumajärjestäjän omasta pääomasta ja ulkopuolisesta rahoituksesta. On tärkeä huomioida, että kulut lankeavat yleensä maksettaviksi ennen tapahtumaa, kun taas tuloja alkaa monesti kertyä vasta tapahtuman ollessa jo käynnissä. 

Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja siitä on mahdollista saada.  

Tyypillisiä tulomuotoja ovat pääsylipputulot, sponsoritulot, myyntipistevuokrat ja julkinen rahoitus. Jos tapahtumaan myydään pääsylippuja, on arvioitava, mikä on sopiva hinta niille ja mikä on niiden realistinen myyntiodote. Jos tapahtumalle päätetään etsiä sponsoreita, potentiaalisia ehdokkaita ovat tapahtuman luonteeseen toiminnaltaan tai aatemaailmaltaan sopivat tahot. Kannattaa myös pohtia, voisiko tuloja kerryttää oheistoiminnoilla, esimerkiksi vuokraamalla myynti- tai esittelypisteitä tapahtuma-alueelta. Tapahtumille voi lisäksi hakea julkista rahoitusta mm. kaupungilta, valtiolta, säätiöiltä. 

Järjestöavustus 

Järjestö tai yhdistys voi hakea myös hyvinvointiperustein myönnettävää avustusta Forssan kaupungilta projekteihin ja tapahtumiin. Arviointikriteereissä huomioidaan hyvinvoinnin, terveyden, turvallisuuden ja yhteisöllisyyden sekä päihteettömyyden tavoitteita. Haku on nykyisin kerran vuodessa alkuvuonna. 

Lisätietoa järjestöavustuksesta

Markkinointiyhteistyö

Forssan kaupunki tekee markkinointiyhteistyötä tapahtumien, urheilun ja liikunnan, kulttuurin sekä erilaisten ilmiöiden ja sisältöjen kanssa. Markkinointikumppanuuden tulee edistää sekä kaupungin että yhteistyökumppanin vetovoimaa, imagoa ja tunnettuutta. Markkinointiyhteistyöstä laaditaan sopimus, jossa sovitaan yhteistyömuodot ja konkreettiset toimenpiteet. 

Urheilu- ja liikuntaseurojen sekä muiden liikuntatoimijoiden kanssa tehtävistä markkinointiyhteistyön määrärahoista päättää sivistyslautakunta. Kaupunki tekee markkinointiyhteistyösopimuksia paikallisten SM-tasolla, aikuisten sarjassa kilpailevien urheiluseurojen kanssa. Toiminnalla tai tapahtumalla pitää olla valtakunnallista näkyvyyttä. Myös SM- tai sitä korkeammalla tasolla urheilevien yksittäisten urheilijoiden kanssa voidaan tehdä sopimuksia. Yhteydenotot markkinointisopimuksista liikuntasihteerille tehdään hyvissä ajoin ennen kauden alkua.  

Kaupungin kulttuuritoimi voi toimia kulttuuritapahtumien yhteistyökumppanina ja tukea tapahtumajärjestäjää esimerkiksi kopioimalla julisteita ja pääsylippuja ym. Myös yhteistyökumppanuus ja pienimuotoinen taloudellinen tuki ovat mahdollisia. Yhteydenotot: sivistysjohtaja Jarmo Pynnönen, sähköposti jarmo.pynnonen(at)forssa.fi.

Muista kaupungin markkinointiyhteistyösopimuksista päättää kaupunginjohtaja. 

LounaPlussa ry  

Forssan seudun Leader-ryhmä LounaPlussa ry voi rahoittaa uusia tapahtumia tai vanhojen tapahtumien uudistamista kehittämishankkeina. Kehittämishanketta voi hakea rekisteröity yhdistys, jonka toiminta on yleishyödyllistä. Hakuja on auki jatkuvasti, mutta hakemukset käsitellään noin 3 kuukauden välein. Haku tapahtuu Hyrrä-järjestelmässä.  
  
LounaPlussan yhteystiedot
Lisätietoja LounaPlussa ry:stä 

Suomen Kulttuurirahaston Hämeen rahasto 

Hämeen rahastolta apurahaa voivat hakea Hämeen maakunnassa asuvat tai syntyneet hakijat, maakunnassa toteutettavaan tieteelliseen tai taiteelliseen työhön tai maakunnallisesti merkittäviin kulttuurihankkeisiin. Haku on auki neljä kertaa vuodessa. 

Lisätiedot ja apurahan hakulomake

Opetus- ja kulttuuriministeriön avustukset 

Opetus- ja kulttuuriministeriöltä voi hakea avustusta muun muassa kulttuuriin tai liikuntaan liittyviin hankkeisiin tai toimintaan. Avustusta voi hakea esimerkiksi valtakunnallisesti ja kansainvälisesti merkittäville, vakiintuneille taide- ja kulttuurifestivaaleille.  

Lisätiedot avustuksista ja hakemisesta

Taiteen edistämiskeskus 

Taiteen edistämiskeskukselta voi hakea avustuksia ja apurahoja taiteeseen ja kulttuuriin, muun muassa taide- ja kulttuurifestivaalien järjestämiseen.  

Lisätiedot avustuksista ja hakemisesta

Säätiöpohjainen rahoitus 

Yksityiset säätiöt tukevat taiteen ja kulttuurin tekijöitä. Säätiöiltä voi hakea apurahoja työryhmänä, yhdistyksenä tai yksityishenkilönä.  

Lisätietoja säätiöiden ja rahastojen toiminnasta 
Tutustu myös avoimiin valtakunnallisiin rahoitushakuihin 

Sponsorointi 

Tapahtumalle voi neuvotella sponsorisopimuksia yritysten kanssa. Sponsorointi sisältää yleensä kaupallista yhteistyötä, sisältöyhteistyötä, vaikuttajamarkkinointia tai markkinointiyhteistyötä.  

Joukkorahoitus 

Joukkorahoitusmuodoista erityisesti vastikkeellinen rahoitus sopii hyvin tapahtumille. Joukkorahoituskampanjassa rahoittajat ostavat vastikkeita, jotka voivat olla esimerkiksi tapahtuman pääsylippuja, elämyksiä tapahtumassa tai tapahtumaan liittyviä tuotteita. Joukkorahoitukseen hyvä suomalainen alusta on mesenaatti.me.

Tapahtuman talouden suunnittelun pohjaksi kannattaa käydä läpi seuraavat kysymykset: 

  • Mikä on tapahtuman päärahoitusmuoto? 
  • Millaisen summan järjestäjä on itse valmis sijoittamaan tapahtumaan? 
  • Onko tapahtumalle mahdollista saada sponsoreita?  
  • Voidaanko tapahtumalle hakea tukia tai avustuksia? 
  • Voivatko yhteistyökumppanit rahoittaa tapahtumaa? 
  • Onko tavoitteena tehdä voittoa vai nollatulos? 
  • Mitä jos rahat loppuvat kesken?
  • Millaisen tappion järjestäjä on valmis kestämään?
TapahtumapaikkaRakenteet ja ympäristöLuvat ja ilmoituksetTapahtumaturvallisuusMarkkinointi ja viestintä