Tapahtumajärjestäjän opas

Tapahtumajärjestäjän oppaaseen on koottu tietoa, tukea ja apua tapahtumien järjestämiseksi. Oppaassa on omat osionsa tapahtuman suunnitteluun, budjetointiin ja rahoitukseen, tapahtumapaikoille, rakenteille ja ympäristölle, luville ja ilmoituksille, tapahtumaturvallisuudelle sekä markkinoinnille ja viestinnälle.

 
Suunnittelu

Suunnittelu

Ideasta tapahtumaksi 

Kun idea tapahtuman järjestämisestä syntyy, suunnittelu aloitetaan selvittämällä ja pohtimalla mitkä ovat tapahtuman lähtökohdat.  

Suunnittelun pohjana kannattaa hyödyntää seuraavia kysymyksiä. Näihin kysymyksiin vastaamalla syntyy tukeva pohja tapahtuman toimintasuunnitelmalle. 

Käy lista läpi ja vastaa seuraaviin kysymyksiin: 

  • Mitä ovat tapahtuman keskeiset tavoitteet? 
  • Mikä on tapahtuman konsepti? 
  • Mikä on tapahtuman kohderyhmä? 
  • Missä tapahtuma järjestetään? 
  • Mikä on oikea ajankohta järjestää tapahtuma? 
  • Tapahtuman organisointi ja vastuut? 
  • Mitä lupia ja ilmoituksia tarvitaan? 
  • Kuinka tapahtuman markkinointi ja viestintä toteutetaan? 
  • Mitä lisäarvoa tapahtumasi tuo Forssan nykyiseen tapahtumatarjontaan? 
  • Miten tapahtumasi vertautuu muihin vastaaviin tapahtumiin? (hinta, sisältö jne.) 
  • Mitkä ovat tapahtuman vaikutukset? (taloudelliset vaikutukset, mediavaikutukset, vaikutukset paikalliseen toimintaan, ympäristövaikutukset, vaikutukset hyvinvointiin, tapahtuman yhteisölliset vaikutukset) 
  • Onko tapahtumalla yhteistyökumppaneita (esim. ravintolapalvelut, liikenteenohjaus, järjestyksenvalvonta, ensiaputoiminta)? 
  • Miten tapahtuman järjestäminen rahoitetaan? 
  • Miten tapahtuman esteettömyys-, turvallisuus- ja vastuullisuusasiat huomioidaan? 
  • Miten tapahtuman onnistumista mitataan? 
  • Miten tapahtumaa kehitetään saatujen palautteiden perusteella? 


Budjetti ja rahoitusTapahtumapaikkaRakenteet ja ympäristöLuvat ja ilmoituksetTapahtumaturvallisuusMarkkinointi ja viestintä